Vì sao doanh nghiệp nên theo dõi nhu cầu nước uống?

Lượng nước uống đóng chai tại mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào số lượng nhân viên, tần suất tiếp khách, số cuộc họp và đặc điểm hoạt động.

Một văn phòng có ít nhân sự nhưng thường xuyên tổ chức hội nghị có thể sử dụng nhiều nước đóng chai hơn một đơn vị đông nhân viên nhưng chủ yếu dùng nước từ máy lọc hoặc bình nước dung tích lớn.

Vì vậy, trước khi thiết lập lịch đặt hàng, doanh nghiệp nên ghi nhận số lượng nước thực tế sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Dữ liệu này giúp xác định nhu cầu trung bình và nhận diện những thời điểm có lượng tiêu thụ tăng cao.

Xác định số thùng nước Dasani cần đặt mỗi tháng

Với Dasani 510ml – thùng 24 chai, doanh nghiệp có thể tính nhu cầu dựa trên số chai sử dụng trung bình mỗi ngày.

Chẳng hạn, nếu một văn phòng sử dụng khoảng 12 chai Dasani mỗi ngày và làm việc 22 ngày trong tháng, tổng nhu cầu dự kiến là 264 chai, tương đương 11 thùng.

Đây là mức tính toán tham khảo. Doanh nghiệp có thể bổ sung lượng dự phòng cho những ngày có nhiều khách, cuộc họp phát sinh hoặc chương trình nội bộ.

Thay vì đặt toàn bộ số nước của một tháng trong một lần, doanh nghiệp cũng có thể chia thành nhiều đợt giao để phù hợp với diện tích lưu kho và khả năng tiếp nhận hàng hóa.

Thiết lập lịch giao nước theo nhu cầu thực tế

Lịch giao nước định kỳ có thể được tổ chức theo tuần, hai tuần hoặc theo tháng, tùy lượng sử dụng và điều kiện bảo quản.

Đối với văn phòng có nhu cầu tương đối ổn định, việc giao nước theo lịch cố định giúp bộ phận hành chính dễ sắp xếp thời gian nhận hàng và kiểm tra số lượng.

Tuy nhiên, lịch giao không nên quá cứng nhắc. Những thời điểm doanh nghiệp tổ chức hội nghị, đào tạo hoặc tiếp đón đoàn khách lớn có thể cần bổ sung nước ngoài kế hoạch thông thường.

Việc duy trì một lượng tồn kho dự phòng hợp lý sẽ giúp hạn chế tình trạng thiếu nước khi phát sinh nhu cầu.

Quản lý nhập, xuất và tồn kho nước uống

Dù không phải mặt hàng có giá trị lớn, nước uống đóng chai vẫn cần được quản lý phù hợp, đặc biệt tại doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc địa điểm sử dụng.

Bộ phận phụ trách có thể theo dõi một số thông tin cơ bản như ngày nhận hàng, số thùng nhập, số thùng đã sử dụng và lượng còn lại.

Khi nhận nước, cần kiểm tra số lượng, quy cách sản phẩm, tình trạng bao bì và hạn sử dụng. Những thùng có hạn dùng gần hơn nên được ưu tiên sử dụng trước.

Khu vực lưu trữ cần sạch sẽ, khô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp và nguồn nhiệt cao. Không nên xếp thùng quá cao hoặc đặt tại nơi dễ bị ẩm ướt.

Kiểm soát chi phí nước uống văn phòng

Để quản lý chi phí, doanh nghiệp có thể tổng hợp số thùng đã sử dụng và tổng số tiền mua nước theo từng tháng.

Việc theo dõi này giúp nhận biết sự thay đổi trong nhu cầu sử dụng, đồng thời tạo cơ sở để lập ngân sách cho những tháng tiếp theo.

Khi so sánh báo giá, ngoài đơn giá mỗi thùng, doanh nghiệp cũng nên xem xét quy cách đóng gói, phí vận chuyển, điều kiện giao nhận và khả năng cung cấp chứng từ theo yêu cầu.

Một phương án cung ứng phù hợp không chỉ đáp ứng mức giá dự kiến mà còn cần bảo đảm sản phẩm được giao đúng quy cách, đúng số lượng và phù hợp với lịch hoạt động của doanh nghiệp.

Khi nào cần điều chỉnh kế hoạch đặt nước?

Nhu cầu nước uống có thể thay đổi theo quy mô nhân sự, lịch làm việc hoặc tần suất tổ chức sự kiện.

Nếu lượng tồn kho thường xuyên tăng, doanh nghiệp có thể giảm số thùng mỗi đợt hoặc kéo dài khoảng cách giữa các lần giao.

Ngược lại, nếu liên tục phát sinh đơn hàng bổ sung, cần xem xét tăng lượng dự phòng hoặc điều chỉnh lịch giao phù hợp hơn.

Việc rà soát định kỳ giúp kế hoạch đặt nước bám sát nhu cầu thực tế, tránh tình trạng đặt hàng theo thói quen mà không kiểm tra lượng sử dụng.

Đặt nước Dasani định kỳ tại iWater

iWater cung cấp nước uống Dasani theo thùng cho khách hàng gia đình, văn phòng và doanh nghiệp, trong đó có sản phẩm Dasani 510ml – thùng 24 chai.

Đối với khách hàng có nhu cầu sử dụng thường xuyên, iWater hỗ trợ trao đổi kế hoạch đặt hàng, số lượng và lịch giao dự kiến theo khu vực phục vụ.

Doanh nghiệp có thể liên hệ để kiểm tra quy cách sản phẩm hiện có, tham khảo báo giá và thống nhất phương án giao nhận phù hợp với hoạt động thực tế.

Thông tin liên hệ iWater

Website: https://iwater.vn
Tổng đài TP.HCM: (028) 7309 9799
Tổng đài Hà Nội: (024) 7308 9799