1. Đặc thù của hội chợ và triển lãm nhiều ngày
Một hội chợ thường có các đặc điểm:
-
Thời gian kéo dài từ 2 đến 5 ngày
-
Lượng khách tăng mạnh vào cuối tuần
-
Có nhiều gian hàng độc lập
-
Có khu vực hậu cần, kỹ thuật, bảo vệ
-
Có thể phát sinh thêm chương trình bên lề
Nhu cầu nước uống trong hội chợ không cố định theo một con số duy nhất. Ngày khai mạc có thể đông, ngày giữa tuần có thể giảm, ngày cuối có thể tăng trở lại.
Do đó, việc tính nước một lần cho toàn bộ sự kiện thường không tối ưu.
2. Giải pháp giao nước theo từng đợt
Thay vì giao toàn bộ số lượng ngay từ ngày đầu, phương án hợp lý hơn là:
-
Giao theo từng ngày
-
Chia theo từng khu vực gian hàng
-
Bổ sung dựa trên thực tế tiêu thụ
Ví dụ:
Hội chợ 3 ngày – dự kiến 3.000 lượt khách mỗi ngày
Ngày 1:
-
Giao 70–80% số lượng dự kiến
-
Theo dõi thực tế sử dụng
Ngày 2:
-
Điều chỉnh tăng hoặc giảm
-
Bổ sung thêm nếu lượng khách cao hơn dự báo
Ngày 3:
-
Giao đủ theo nhu cầu còn lại
-
Tránh tồn kho dư thừa
Cách làm này giúp:
-
Kiểm soát chi phí
-
Tránh lãng phí
-
Giảm áp lực lưu trữ tại địa điểm tổ chức
3. Vai trò của kho gần địa điểm tổ chức
Một trong những yếu tố quyết định sự linh hoạt là khoảng cách từ kho đến địa điểm hội chợ.
Nếu kho ở quá xa:
-
Thời gian điều phối lâu
-
Khó bổ sung kịp thời
-
Tăng chi phí vận chuyển
-
Rủi ro giao trễ khi phát sinh
Ngược lại, khi có hệ thống kho phân bổ gần khu vực tổ chức:
-
Có thể bổ sung trong ngày
-
Chủ động xử lý phát sinh
-
Giảm áp lực lưu trữ tại gian hàng
-
Hạn chế tình trạng thiếu nước vào giờ cao điểm
Đối với hội chợ quy mô lớn, việc có đơn vị cung cấp sở hữu hệ thống kho nhiều khu vực trong thành phố là lợi thế quan trọng.
4. Dự phòng tăng số lượng vào giờ cao điểm
Hội chợ thường có các khung giờ đông khách:
-
Sáng cuối tuần
-
Buổi chiều sau giờ làm
-
Thời điểm có chương trình sân khấu
Nếu không có phương án dự phòng, gian hàng có thể hết nước vào đúng thời điểm lượng khách tăng cao.
Phương án an toàn gồm:
-
Dự phòng thêm 10–15% mỗi ngày
-
Có phương án giao bổ sung trong 1–2 giờ
-
Theo dõi thực tế tiêu thụ từ ngày đầu
Ngoài ra, cần tính riêng nước cho:
-
Nhân sự gian hàng
-
Ban tổ chức
-
Kỹ thuật, bảo vệ
-
Tình nguyện viên
Những nhóm này tiêu thụ nước ổn định xuyên suốt cả ngày và thường bị bỏ sót trong tính toán ban đầu.
5. Nên chọn nước chai hay kết hợp thêm bình 19L
Trong hội chợ, có thể phân chia như sau:
Khu vực khách tham quan:
-
Nước chai nhỏ 330ml hoặc 500ml
Khu vực hậu trường, nhân sự:
-
Bình 19L kèm máy nóng lạnh hoặc vòi
Giải pháp kết hợp này giúp:
-
Tối ưu chi phí
-
Đảm bảo đủ nước cho toàn bộ sự kiện
-
Tránh lãng phí chai nhỏ cho khu vực nội bộ
6. Quy trình cung cấp nước cho hội chợ chuyên nghiệp
Để hội chợ diễn ra suôn sẻ, đơn vị cung cấp nước nên có quy trình rõ ràng:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin quy mô và thời gian tổ chức
Bước 2: Tư vấn số lượng theo từng ngày
Bước 3: Xác định lịch giao từng đợt
Bước 4: Điều phối kho gần địa điểm
Bước 5: Hỗ trợ bổ sung khi phát sinh
Bước 6: Hoàn tất hóa đơn theo yêu cầu
Với hội chợ quy mô lớn, việc có kế hoạch giao hàng theo ngày và theo khu vực giúp ban tổ chức kiểm soát tốt chi phí và tránh rủi ro thiếu hụt.
7. Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị nước cho hội chợ
-
Giao toàn bộ ngay ngày đầu
-
Không có kế hoạch bổ sung
-
Không tính riêng nước cho nhân sự
-
Không dự phòng ngày cao điểm
-
Chọn đơn vị không có kho gần địa điểm
Việc lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm điều phối nước cho sự kiện nhiều ngày sẽ giúp hạn chế các tình huống này.
Giải pháp linh hoạt cho hội chợ nhiều ngày
Cung cấp nước uống cho hội chợ không chỉ là giao đủ số lượng, mà là khả năng điều phối theo từng ngày, từng khung giờ và từng khu vực.
Một đơn vị phù hợp cần:
-
Có hệ thống kho phân bổ toàn thành phố
-
Giao theo từng đợt linh hoạt
-
Có khả năng bổ sung nhanh
-
Hàng chính hãng
-
Xuất hóa đơn đầy đủ cho đơn vị tổ chức
Khi khâu nước uống được chuẩn bị đúng cách, ban tổ chức có thể tập trung vào việc vận hành chương trình và chăm sóc khách tham quan mà không phải xử lý phát sinh về hậu cần.
