1. Công thức tính cơ bản
Công thức chuẩn:
Số khách mời x Số chai trung bình mỗi người + Tỷ lệ dự phòng
Trong đó:
-
Số chai trung bình mỗi người phụ thuộc vào thời lượng chương trình
-
Tỷ lệ dự phòng thường từ 5 đến 15 phần trăm
2. Tính theo thời gian chương trình
Sự kiện dưới 2 tiếng
-
1 chai 330ml hoặc 500ml mỗi khách
-
Dự phòng 5 phần trăm
Ví dụ 100 khách:
100 x 1 = 100 chai
Dự phòng 5 chai
→ Tổng khoảng 105 chai
Sự kiện 3 – 4 tiếng
-
1,5 đến 2 chai mỗi khách
-
Dự phòng 10 phần trăm
Ví dụ 500 khách:
500 x 1,5 = 750 chai
Dự phòng 75 chai
→ Tổng khoảng 825 chai
Nếu thời tiết nóng hoặc khách phải di chuyển nhiều, nên tính 2 chai mỗi người.
Sự kiện trên 5 tiếng hoặc cả ngày
-
2 chai trở lên mỗi khách
-
Dự phòng 10 – 15 phần trăm
Ví dụ 1000 khách:
1000 x 2 = 2000 chai
Dự phòng 200 chai
→ Tổng khoảng 2200 chai
Đối với sự kiện ngoài trời, nên tính cao hơn so với trong nhà do mức tiêu thụ nước tăng.
3. Có break tea hay không
Tea break ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng nước cần chuẩn bị.
Trường hợp có tea break
Nếu đã có khu vực trà, cà phê, nước đóng bình hoặc nước bổ sung:
-
Có thể giảm còn 1 chai 330ml mỗi khách cho phần hội trường
-
Tính riêng nước phục vụ khu tea break
Trường hợp không có tea break
Khách sẽ sử dụng nước ngay tại chỗ ngồi:
-
Nên tăng lên 2 chai mỗi khách với chương trình dài
-
Đặc biệt với hội nghị kéo dài buổi sáng hoặc buổi chiều
Việc xác định rõ có tea break hay không giúp tránh tình trạng thiếu hụt giữa chương trình.
4. Có thêm nhân sự vận hành hay không
Đây là yếu tố thường bị bỏ sót.
Ngoài khách mời, còn có:
-
Ban tổ chức
-
Kỹ thuật âm thanh ánh sáng
-
MC
-
Nghệ sĩ
-
Bảo vệ
-
Tình nguyện viên
Tùy quy mô, nhóm này có thể chiếm thêm:
-
10 – 20 phần trăm tổng số người tham gia
Ví dụ:
Sự kiện 500 khách
Nhân sự vận hành 80 người
Tổng số người thực tế cần tính:
580 người
Nếu chương trình 3 tiếng:
580 x 1,5 = 870 chai
Dự phòng 10 phần trăm
→ Tổng khoảng 957 chai
Nếu chỉ tính 500 khách, bạn sẽ thiếu gần 150 chai.
5. Cách tính nhanh theo từng quy mô
Sự kiện 100 khách – 3 tiếng
100 khách
Nhân sự 15 người
Tổng 115 người
115 x 1,5 = 173 chai
Dự phòng 10 phần trăm
→ Khoảng 190 chai
Sự kiện 500 khách – 4 tiếng
500 khách
Nhân sự 70 người
Tổng 570 người
570 x 1,5 = 855 chai
Dự phòng 10 phần trăm
→ Khoảng 940 – 950 chai
Sự kiện 1000 khách – ngoài trời cả ngày
1000 khách
Nhân sự 150 người
Tổng 1150 người
1150 x 2 = 2300 chai
Dự phòng 15 phần trăm
→ Khoảng 2650 chai
Với quy mô này, nên chia giao theo từng đợt để dễ điều phối.
6. Nên chọn 330ml hay 500ml khi tính số lượng
Nếu muốn bàn hội nghị gọn gàng và thời gian ngắn:
→ 330ml phù hợp
Nếu sự kiện kéo dài hoặc ngoài trời:
→ 500ml an toàn hơn
Nhiều đơn vị chọn phương án kết hợp:
-
330ml cho khách
-
Bình 19L cho hậu trường
Cách này giúp tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo đủ nước.
7. Những sai lầm khi tính số lượng
-
Không tính nhân sự vận hành
-
Không dự phòng phát sinh
-
Không tính theo thời tiết
-
Giao toàn bộ ngay từ đầu dù sự kiện nhiều ngày
-
Không có phương án bổ sung
Việc có đơn vị tư vấn tính toán theo thực tế sẽ giúp giảm rủi ro thiếu hụt hoặc lãng phí.
Kết luận về cách tính nước uống sự kiện
Tính số lượng nước uống cho sự kiện 100 – 500 – 1000 khách không quá phức tạp nếu dựa trên:
-
Thời gian chương trình
-
Có tea break hay không
-
Số lượng nhân sự thực tế
-
Tỷ lệ dự phòng phù hợp
Một kế hoạch rõ ràng giúp sự kiện diễn ra trọn vẹn và không bị gián đoạn vì những yếu tố nhỏ nhưng quan trọng.
