Cách tính đơn giản và phổ biến nhất là theo lượt khách. Nguyên tắc cơ bản là mỗi khách tương ứng một chai. Nếu trung tâm đón trung bình 40 khách mỗi ngày, số nước chai nhỏ tối thiểu cần chuẩn bị cũng là 40 chai. Với mô hình hoạt động 26 ngày mỗi tháng, con số này sẽ tương đương hơn một nghìn chai mỗi tháng. Khi có số liệu cụ thể, việc đặt hàng định kỳ sẽ trở nên chủ động hơn, tránh tình trạng hết nước giữa chừng.
Tuy nhiên, trong thực tế vận hành, không phải khách nào cũng được mời nước theo cách giống nhau. Một số trung tâm phục vụ thêm nước cho khách đi cùng hoặc khách VIP. Vì vậy, mức dự trù an toàn thường nên cao hơn 5 đến 10 phần trăm so với lượng khách trung bình.
Ngoài cách tính theo lượt khách, chủ spa cũng có thể tính theo số ghế phục vụ. Ví dụ, một trung tâm có 10 giường chăm sóc da, mỗi giường phục vụ trung bình 4 lượt khách mỗi ngày. Khi đó, tổng lượt khách lý thuyết sẽ là 40 lượt. Từ đó suy ra nhu cầu nước chai nhỏ tương ứng. Cách tính này phù hợp với những trung tâm chưa có số liệu thống kê chính xác theo ngày nhưng biết rõ công suất hoạt động.
Yếu tố thứ ba cần quan tâm là giờ cao điểm. Nhiều spa ghi nhận lượng khách tập trung vào buổi tối hoặc cuối tuần. Trong những khung giờ này, lượng nước tiêu thụ có thể tăng đột biến. Nếu chỉ dựa trên mức trung bình ngày, trung tâm có thể rơi vào tình trạng thiếu nước đúng lúc đông khách nhất.
Vì vậy, nên quan sát dữ liệu thực tế trong một đến hai tuần để xác định thời điểm cao điểm. Ví dụ, nếu từ 18 giờ đến 20 giờ mỗi ngày đón 15 đến 20 khách, khu vực tiếp khách cần được bổ sung sẵn số chai tương ứng trước khung giờ này. Sự chuẩn bị trước giúp quy trình tiếp đón diễn ra mượt mà và không tạo cảm giác lúng túng.
Bên cạnh số lượng, dung tích cũng ảnh hưởng đến tổng nhu cầu. Nếu sử dụng loại 330ml cho các dịch vụ ngắn, số chai có thể nhiều hơn nhưng chi phí trên mỗi chai thấp hơn. Nếu chọn 450ml cho phân khúc cao cấp hoặc khách chờ lâu, tổng chi phí sẽ cao hơn nhưng lại nâng tầm trải nghiệm. Việc lựa chọn dung tích nên dựa trên mô hình hoạt động và định vị thương hiệu.
Trong dài hạn, khi đã có dữ liệu ổn định theo tháng, trung tâm nên chuyển sang hình thức giao định kỳ. Điều này giúp đảm bảo nguồn cung luôn sẵn sàng, tránh việc nhân viên phải đặt hàng gấp trong giờ làm việc. Nguồn nước ổn định không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giữ cho trải nghiệm khách hàng luôn đồng nhất.
Nước chai nhỏ không phải là khoản chi lớn nhất trong vận hành một spa. Nhưng nếu thiếu, khách sẽ cảm nhận ngay. Và trong ngành dịch vụ, những khoảng trống nhỏ có thể ảnh hưởng đến ấn tượng tổng thể.
Khi được tính toán đúng cách, nước mời khách trở thành một phần của quy trình chuyên nghiệp. Không thừa, không thiếu, luôn sẵn sàng đúng thời điểm.
